5 izazova s kojima se susreću organizatori manifestacija

Ključni izazovi s kojima se susreću organizatori manifestacija jesu određivanje datuma održavanja manifestacije, pravovremena promocija, odgovarajuća interna komunikacija, izbjegavanje dojma improvizacije, briga za estetiku i evaluacija manifestacije. Nekoliko dana...

Ključni izazovi s kojima se susreću organizatori manifestacija jesu određivanje datuma održavanja manifestacije, pravovremena promocija, odgovarajuća interna komunikacija, izbjegavanje dojma improvizacije, briga za estetiku i evaluacija manifestacije.

Nekoliko dana prije Uskrsa na jadranskoj obali tradicionalno započinje turistička sezona, kada većina sezonskih ugostiteljskih objekata otvaraju svoja vrata. S dolaskom toplijeg vremena osim hotela, restorana i pizzerija, domaći i inozemni turisti imaju mogućnost posjetiti i mnogobrojne manifestacije različitih vrsta koje se organiziraju u turističkim destinacijama duž obale i u unutrašnjosti.

Zanimljiv je podatak da se samo u Istri godišnje održi više od 1800 manifestacija, od čega tijekom predsezone i posezone tri dnevno, dok tijekom visoke sezone, odnosno mjeseca srpnja i kolovoza čak 14 dnevno. Posao organizacije manifestacija vrlo je zahtjevan zbog specifičnosti manifestacija koje se najčešće održavaju jednom godišnje i traju u prosjeku jedan do dva dana. Posao organizatora započinje nekoliko mjeseci prije održavanja manifestacije, kako bi se cijela ekipa i suradnici upoznali s glavnom svrhom manifestacije te posložiti i koordinirali cijelu priču da bi manifestacija tekla glatko bez većih iznenađenja. Međutim na lokalnoj razini, na kojoj se organizira veliki broj manifestacija, čija je uloga uglavnom animirati goste za vrijeme njihova boravka u destinaciji, uočena je visoka razina amaterizma po pitanju organizacije manifestacija.

Visoka razina amaterizma ogleda se u činjenici da organizatori manifestacija uče u hodu iz vlastitih pogrešaka, po principu pokušaj –pogreška –ispravak. Poznato je da se znanje stvara učenjem iz vlastitih pogrešaka i ponovnim pokušajima, međutim u poslu organizacije manifestacije greške se ne toleriraju, jer osim što su vrlo skupe, organizator mora čekati godinu dana kako bi se manifestacija ponovno održala i kako bi dobio priliku za novi pokušaj i ispravak greške. Ali greške osim što su skupe, negativno utječu na sam imidž manifestacije, nego i na doživljaj posjetitelja. Nakon desetogodišnjeg iskustva rada s organizatorima po pitanju analize manifestacija i evaluacije njihovih učinaka te organizacije manifestacija, stručnjak za održive manifestacije dr.sc. Klara Trošt Lesić uočila je da se u organizaciji manjih, lokalnih manifestacija često ponavljaju isti propusti.

1.NASUMIČNO ODREĐIVANJE DATUMA ODRŽAVANJA MANIFESTACIJE
Prvi izazov s kojim se suočavaju organizatori manifestacija u samom početku, u fazi planiranja manifestacije, jest odabir datuma održavanja. Situacija na terenu ima mnogo, međutim vrlo često se događa da se organizatori manifestacija ne informiraju i usklađuju s kalendarom manifestacija obližnjih destinacija ili s manifestacijama na razini županije ili države. Rezultat nedovoljne komunikacije i usklađivanja jesu preklapanje datuma i smanjeni broj posjetitelja na manifestacijama. Preklapanje datuma nepotrebna je greška, posebice kad se na malom području organiziraju dvije slične manifestacije koje su namijenjene istoj publici. Tako dvije manifestacije u koje je uložen trud i novac u organizaciju postaju međusobna konkurencija i na kraju obje gube. U takvim slučajevima dolazi do izražaja da li je organizator manifestaciju krojio na mjeru svojih posjetitelja i da li uopće zna tko su njegovi posjetitelji.

Datum je vrlo bitan za manifestacije koje se održavaju po prvi put ili manifestacije koje su promijenile dosadašnji koncept i program. Nakon provedenih promjena i uvedenih noviteta organizatori očekuju dovoljno veliku posjećenost kako bi dobili povratnu informaciju da li su njihovi napori bili u skladu s očekivanjima posjetitelja. Organizatori se nalaze pred najvećim izazovom ako se slučajno posloži da na dan održavanja njihove manifestacije igra hrvatska reprezentacija (nogometna ili rukometna, svejedno) ili da su pak izbor. Dr.sc. Trošt Lesić prisjeća se interesantne situacije kojoj je svjedočila prošlog ljeta u jednoj turističkoj destinaciji na obali…“nekoliko minuta prije početka programa manifestacije započela je nogometna utakmica reprezentacije, te je domaća publika jednostavno nestala i trg se ispraznio. Iako manifestacija nije bila namijenjena samo lokalnom stanovništvu već i inozemnim gostima, dogodila se situacija da je većina lokalnog stanovništva otišla gledati utakmicu. Organizatori su bili očajni jer utakmicu nisu nikako mogli predvidjeti kad su nekoliko mjeseci prije formirali program! Uz kratko razmišljanje i opciju da se program prebaci za kasnije, manifestacija se ipak održala po programu, uz slabu posjećenost!“ Preporuka je svim organizatorima da prije određivanja datuma provjere kalendar manifestacija, da na vrijeme „rezerviraju“ datum, provjere moguća preklapanja i održavanja većih i značajnijih manifestacija te na vrijeme krenu s promocijom i informiranjem zainteresirane javnosti.

2.NEPROMIŠLJENA KOMUNIKACIJA I NEKVALITETNA PROMOCIJA
Problem komunikacije drugi je najčešći propust organizatora početnika. Komunikacija se odnosi na promocijske aktivnosti, ali i informiranje javnosti o programu manifestacije, razlogu održavanja manifestacije kako bi posjetitelji znali što mogu očekivati. Situacija na terenu je mnogo, u nekim slučajevima započinje se prekasno s organizacijom, organizator se nađe u stisci s vremenom i jednostavno ne stiže odraditi pravovremenu kvalitetnu promociju. Također, vrlo često se osim vremena ne planira dovoljno financijskih sredstava za promociju.

Kad pričamo o komunikaciji ne možemo a da ne spomenemo lošu internu komunikaciju, kad organizator manifestacije ne razgovara s djelatnicima i volonterima, opet zbog toga što najčešće nema vremena. Rezultati nepostojeće interne komunikacije su loša informiranost o detaljima, kad djelatnici na manifestacijama ne znaju dati informaciju posjetiteljima o cijeni karte, cijeni menija, satu početka programa, lokacijama održavanja i sl. Osim lošeg dojma kojeg stječu posjetitelji, loša komunikacija negativno djeluje i na same djelatnike, koji su zbog manjka informacija zbunjeni, nejasna im je njihova uloga, podjela zaduženja i odgovornosti tijekom održavanja manifestacije. Preporuka svim organizatorima je da koliko god bila mala njihova manifestacija, čak i ako ima jednog ili dvoje suradnika i djelatnika, da jasno definiraju njihova zaduženja i odgovornosti kako bi se izbjegle situacije da su neki djelatnici preopterećeni a drugi nemaju što raditi.

3.DOJAM IMPROVIZACIJE I NEZAINTERESIRANOSTI
Po mišljenju dr. sc. Klare Trošt Lesić propust koji najviše reflektira profesionalnost organizatora je dojam s kojim posjetitelji odlaze s manifestacije. Ukoliko posjetitelji napuste manifestaciju s dojmom improvizacije, odnosno da je manifestacija organizirana na brzinu, bez nekog posebnog razloga osim da njima izvuče novac, takva manifestacija nema dobre buduće izglede. Na dojam improvizacije utječu propusti poput zanemarivanja signalizacije (npr. parking zone), nepostojeća karta mjesta održavanja (ukoliko se manifestacija održava na više različitih lokacija), neuredna lokacija održavanja, neusklađeni štandovi (po veličini i dekoraciji), neodgovarajući glazbeni program i tako dalje.

Organizatori se vrlo često zaborave staviti u ulogu posjetitelja koji prvi put dolaze na manifestaciju ili možda po prvi put posjećuju destinaciju ili čak Hrvatsku, te zanemare da se takvi posjetitelji otežano snalaze u prostoru. Vrlo je neugodno kad kao posjetitelj shvatite nakon održavanja manifestacije da niste bili na svim lokacijama održavanja manifestacije, da niste vidjeli sve što manifestacija nudi jer se niste snašli u prostoru i jednostavno niste znali gdje se što nalazi.

Osim signalizacije odabirom glazbe i izvođača koji ne odgovaraju prilici i/ili publici dolazi do nezadovoljstva posjetitelja koji zaključuju da organizatori nisu bili dovoljno zainteresirani za kvalitetnu organizaciju i da je cijela manifestacija improvizirana. Neodgovarajuća glazba, preglasna ili pretiha, žanr koji nije u skladu s temom manifestacije ili posjetiteljima, stvara dojam kod posjetitelja da su nedovoljno vrijedni za organizatora, koji nije bio niti u stanju odabrati odgovarajuću glazbu.

4.ZANEMARIVANJE ESTETSKOG DOJMA
Kad pričamo o estetskom dojmu, dekoracijama, detaljima, cvijeću, rasvjeti i slično, kod organizacije manifestacija ima još puno posla. Do propusta vezanih uz estetiku dolazi najčešće zbog nedovoljnog znanja organizatora koji ne planiraju odgovarajuća financijska sredstva za tu svrhu. Preporuka koju dr. sc. Klara Trošt Lesić daje organizatorima je da prilikom odabira lokacije nastoje postaviti manifestaciju u prostor tako da ga valoriziraju i istaknu njegove posebnosti i prednosti, a ne da naruše prostor. Šatori su upravo jedan od elemenata opreme manifestacija koji ukoliko nepromišljeno postavljeni narušavaju prostor. S druge strane, šatori su organizatorima vrlo korisni kad se manifestacije održavaju u pred i posezoni kad su vremenske prilike nestabilne i kad se održava manifestacija koja podrazumijeva korištenje opreme koju treba zaštitit.
5.ZANEMARIVANJE EVALUACIJE MANIFESTACIJE
Osnovna svrha evaluacije manifestacija je učenje iz vlastitog iskustva, odnosno grešaka u organizaciji manifestacija, s ciljem poboljšanja kvalitete organizacije iz godine u godinu. Zanemarivanjem evaluacije manifestacije, prije i nakon njenog održavanja, gube se korisne informacije za organizatora manifestacije, ali i za ostale koji uče na tuđim iskustvima. Metoda evaluacije manifestacija ima mnogo, od kojih su najpoznatije ankete za posjetitelje i sudionike. Preporuka organizatorima manifestacija koji se odluče provesti analizu manifestacije i evaluaciju njezinih rezultata je da ukoliko je to moguće manifestaciju analiziraju iz više perspektiva. „Ono što provodim na terenu kod analize manifestacija je da manifestaciju analiziram iz perspektive posjetitelja, izlagača i lokalnog stanovništva“ Takav pristup u stručnoj literaturi naziva se metodom triangulacije koja omogućava da se dobije što realnija slika stanja na terenu, bez pretjeranih kritika ili pohvala. Takve analize izvori su korisnih informacija za organizatore koji mogu donositi kvalitetne odluke. Analize manifestacija omogućuju organizatorima da identificiraju greške i propuste u organizaciji, sitne probleme koji bi s godinama zanemarivanja mogli prerasti u veće probleme. S godinama je veće probleme teško minimizirati i ukloniti, te dolazi do slučajeva na terenu kad prvobitno mali problemi postaju razlozi propadanja manifestacija. Stručno vođene analize, prilagođene posebnostima manifestacije temelj su za njezino odgovorno i održivo upravljanje.

Prvi ključni korak u izbjegavanju najčešćih propusta i grešaka u organizaciji manifestacija je njihova identifikacija kao i razumijevanje organizatora u posljedice zanemarivanja problema. Kako bi se organizatori spremno suočili s izazovima i minimizirali ili uklonili identificirane probleme potrebno je provesti sljedeće korake:

  1. Pravovremeni početak organizacije manifestacije,
  2. Razumijevanje svih faza u organizaciji,
  3. Odvajanje financijskih sredstava i vremena za kvalitetnu promociju,
  4. Evaluacija manifestacije kao učinkoviti alat za unaprjeđenje kvalitete.

Koje su još izazove identificirali svjetski stručnjaci iz područja menadžmenta manifestacija provjerite na web stranici EventMB, prvog online resursa za organizatore manifestacije širom svijeta kojeg je pokrenuo Juliu Solaris 2007. godine.

 

Vijesti: