Rentlio predvodi tech revoluciju u turizmu: Check in u par sekundi!

U svijetu u kojem je brzina usluge ključna, posebno u hotelijerstvu, tehnološka rješenja skeniranja dokumenata nude učinkovito rješenje za ubrzanje procesa prijave gostiju. Tehnologija omogućuje hotelima da u par sekundi obrade potrebne podatke, čime značajno rasterećuju recepcijsko osoblje i skraćuju vrijeme čekanja za goste.

Prije dvije godine Rentlio je zahvaljujući svojem Rentlio Pro softveru smanjio trajanje administrativnog djela check-in procesa na svega pola minute. Sada su otišli korak dalje te su prošle godne smanjili vrijeme check in procesa praktički na par sekundi. Zanimljivo, iako su travel tech kompanija koja nudi software, najbržu prijavu gostiju postigli su hardware uređajem za skeniranje dokumenta - Rentlio DocScan, koji koristi naprednu tehnologiju za skeniranje dokumenata u sekundi te automatski prenosi podatke u Rentlio PMS (Property Management System).

U razgovoru s Pankracijem Baraćem, voditeljem inžinjeringa u Rentliju saznajemo kako su se odlučili investirati u fizički uređaj za skeniranje dokumenata, koji značajno donosi uštede u vremenu kod prijave i odjave gostiju. 

“Vrijeme administrativnog djela check-in procesa je dodatno smanjeno, od vrlo brze pretrage rezervacija i podataka generalno unutar sustava, potreban je samo jedan klik prijave do samog skeniranja dokumenata gostiju. Između ostaloga imamo novi proizvod Rentlio DocScan prilagođen skeniranju dokumenata kojem treba 0,4 sekunde po stranici dokumenta da očita podatke te se nakon toga jednim klikom gosti prijavljuju u sustav eVisitor. Poanta svega je da se administracija drastično smanji tako da se zapravo može vrijeme posvetiti samome gostu u obliku "up-sellinga", raznih uputa itd, a ne kao se do sada događalo da vam gost dugo čeka dok zaposlenik gleda u ekran”, istaknuo je Barać.

Brza prijava gostiju posebno se ističe kod prijave većih grupa, kada hotel istovremeno prima šezdeset ili više ljudi. U takvim situacijama, recepcija se često suočava s velikim pritiskom. Putem tehnologije ne samo da se optimizira ovaj proces već osiguravamo gostima pozitivan prvi dojam, smanjujući potencijalne gužve i stres za osoblje.

Na pitanje zašto su se odlučili za hardware, iako su software kompanija, Barać navodi kako nisu bili zadovoljni performansama postojećih hardverskih rješenja koji nisu pratili brzinu i iskustvo koje je njihov software mogao isporučiti. “Cilj je da uređaj može raditi na bilo kakvom osvjetljenju, također važno je da ima manualni fokus s obzirom da je udaljenost od dokumenta uvijek ista ( ovime štedimo vrijeme na auto fokusu), da bude kompaktan i da ima utor za osobne iskaznice kako bi cijeli proces bio što brži. Neke dijelove nabavljamo, neke printamo 3D printerom i onda sve zajedno slažemo u konačan proizvod.

Brzina software-a je ovdje jednaka kao i na mobilnom skeniranju, ali samo vrijeme skeniranja je brže iz razloga što će se na mobilnim uređajima potrošiti još malo vremena na auto fokus te podešavanje udaljenosti od dokumenta. DocScan uređaj je namijenjen objektima koji imaju recepciju. Što se grupa tiče sada postoji nekoliko opcija. Unutar Rentlia može se generirati predložak za rooming listu koji se nakon ispunjavanja jednim klikom uveze u Rentlio te su svi gosti spremni za prijavu u eVisitor pa nema potrebe za dokumentima. Druga opcija je da se prijave putem online check-ina, a treća je da se cijela administracija odradi po dolasku gdje je onda velika razlika ako vi primjerice imate grupu od 50 soba i po sobi potrošite 20 sekundi umjesto 2 minute. To znači kako ste ukupno potrošili otprilike 17 min umjesto 1 sat 40 minuta na cjelokupnu prijavu grupe,” naglašava Barać.

Smanjenjem administrativnog opterećenja, osoblje može više vremena posvetiti dodatnoj prodaji usluga, poput wellness tretmana ili izleta, ali i upoznavanju gostiju s hotelskim sadržajima i ponudom. Ovo dodatno „kupljeno“ vrijeme prilika je i za izgradnju boljeg odnosa s gostima, stvaranje nezaboravnog prvog dojma te proaktivnu komunikaciju o njihovim potrebama i željama.

“Iskustva hotelijera su vrlo pozitivna s obzirom na činjenicu kako ne gube nepotrebno vrijeme i mogu se posvetiti gostu odnosno gostoprimstvu. Takve stvari se naravno odražavaju na iskustvo gosta što znači kako se povećavaju ocjene na OTA kanalima kao što je Booking.com što onda znači i kako se mogu postizati bolje cijene. S obzirom kako se cjelokupni check-in, zajedno sa skeniranjem dokumenata i prijavom na eVisitor, može odraditi i putem mobilne aplikacije hotelijeri onda mogu ponuditi drugačije iskustvo prijave gdje primjerice gosta uputite u hotelski bar, date mu piće dobrodošlice, skenirate dokumente za stolom, popričate s gostom te mu predate karticu njegove sobe bez da vam je gost čekao na recepciji”, pojašnjava Barać i naglašava kako je, s obzirom na tržište rada i stalne promjene zaposlenika čak i u srcu sezone, vrlo važno da hotelijeri imaju software kao što je Rentlio, koji novi zaposlenik može svladati u roku dan ili dva.

Na domaćem tržištu, digitalizacija u hotelskoj industriji i dalje zaostaje za globalnim trendovima, čak i među većim i renomiranim hotelskim kućama. Iako se pojedini segmenti postupno moderniziraju, poput online rezervacijskih sustava i osnovne automatizacije, mnogi ključni procesi – uključujući prijavu gostiju, personalizaciju usluge i optimizaciju operacija – još uvijek su nedovoljno digitalizirani.

“Mislim da domaće tržište dosta kaska sa digitalizacijom i prelaskom na modernije sustave. Prevladavajuća su još uvijek razna legacy rješenja koja nisu u cloudu nego se instaliraju na računalo, od kojih su neka odradila odličan posao kroz godine, ali mislim da neće i već nisu u mogućnosti pratiti razvoj modernih rješenja. Naš tim od 40 ljudi izbacuje godišnje 80-ak nadogradnji kroz sve dijelove platforme (PMS, CM, Booking engine, mobilne aplikacije) koje su odmah dostupne našim svim korisnicima dok sa legacy rješenjem morate nadograđivati jednog po jednog korisnika što je mukotrpan posao koji troši jako puno resursa i vremena koje možete potrošiti na razvoj.

Nadalje, sa cloud rješenjem nemate trošak IT osoblja, servera, rizik gubitaka podataka, možete pristupiti sustavu od bilo gdje, imate neograničenu mogućnost integracija putem open API-a... Primjećujemo kako se najsporije moderniziraju veći hotelski sustavi što je i logično jer je puno veći logistički izazov zamijeniti cjelokupni softver u velikom sustavu, koji na kraju dana unatoč softveru poslovno raste iz godine u godinu, no postoji nešto što se zove oportunitetni trošak. Zašto ne rasti godišnje npr. 15% umjesto 10%”, zaključuje Barać.

Foto: Rentlio

*Članak je izvorno objavljen u hrturizam novinama. Želite primati hrturizam novine? Postanite dio hrturizam obitelji.